Novedades 2010

Gráficos en una celda

Posiblemente la novedad más destacada y llamativa de Excel 2010 sean las sparklines, o minigráficos que se incrustan en una celda y permiten visualizar la evolución de los datos de una forma muy rápida. Estos gráficos se colocan como imagen de fondo de una celda y se puede seguir escribiendo sobre la misma celda.
Existen tres tipos de minigráficos: de líneas, de barras o de ganancias y pérdidas. Además, admiten marcadores personalizados para máximos, mínimos o negativos que ayudan a identificar los puntos de interés.
Los minigráficos resultan de especial utilidad para identificar rápidamente tendencias o puntos anómalos en series de datos y ofrecen la ventaja de poder incorporarse fácilmente en diferentes puntos de una tabla para mostrarse e imprimirse junto con las cifras, ya que pueden ocupar muy poco espacio.
Además, los minigráficos se comportan como cualquier fórmula en una celda, por lo que crear varios de ellos en una fila o columna es tan fácil como copiarlos extendiendo el rango. Al hacerlo así todos los minigráficos quedan agrupados para que cualquier cambio en la configuración se aplique a todos ellos simultáneamente, aunque se pueden desagrupar para tratarlos por separado.
Para poder crear estos gráficos deberemos trabajar sobre un documento nuevo de Excel 2010, o bien convertir previamente documentos anteriores, pues se trata de una característica nueva que no estaba soportada por los formatos de archivo anteriores. Bastará entonces con seleccionar una celda vacía y en el grupo minigráficos elegir el tipo que queremos crear.
Los minigráficos son dinámicos y se actualizan cada vez que cambie un dato, lo que unido a los marcadores antes mencionados pueden resultar un excelente método para alertarnos de cifras que requieran nuestra atención. Además, cuando cambiamos el tamaño de las celdas, los gráficos ajustan su escala automáticamente, de modo que podremos ampliarlos para verlos con más detalle de forma muy rápida. Otra función mejorada que permite representar gráficamente los datos en la propia celda es el formato condicional, que en la versión 2007 introdujo iconos para representar subidas y bajadas de valor, y ahora añade nuevas bibliotecas de iconos más completas. También se mejoran las representaciones mediante mapas de color y mediante barras de datos, que ahora pueden mostrar los valores negativos en el lado izquierdo de un eje.
Por otra parte, cuando se necesiten gráficas más avanzadas, se puede recurrir a los gráficos tradicionales o a los dinámicos, que han sido mejorados, junto con las tablas dinámicas, para aumentar su rendimiento (Excel 2010 aprovecha los sistemas multiprocesador para mejorar el rendimiento cuando se utilizan grandes volúmenes de datos) y facilitar la segmentación de datos. Gracias a las tablas y gráficos dinámicos se pueden consultar volúmenes de datos muy grandes de maneras diferentes, y pueden crearse botones para hacer segmentaciones de datos rápidamente. Además las segmentaciones pueden estar viculadas a una tabla dinámica o ser independientes para poder reutilizarlas.

Funciones mejoradas y funciones renombradas

Excel 2010 también estrena algunas nuevas funciones, pero los cambios más importantes se producen en funciones ya existentes, pues muchas de ellas han sido rediseñadas, cambiando sus algoritmos para mejorar su velocidad, su precisión, o ambas cosas. En la ayuda del programa hay una lista completa de las funciones afectadas, entre las que podemos destacar las funciones estadísticas y las financieras, así como la función "Aleatorio': que ahora utiliza un nuevo algoritmo.
Por otra parte, se ha cambiado el nombre de algunas funciones, según Microsoft, para que se ajusten mejor a lo que realmente hacen. En principio esto no será un problema, pues se siguen manteniendo los nombres antiguos para asegurar la compatibilidad con hojas ya creadas, pero resultará conveniente aprender la nueva nomenclatura y empezar a utilizarla cuanto antes, pues es posible que en algún momento en el futuro, s2e deje de dar soporte a los nombres antiguos. En este caso, son las funciones estadísticas las más afectadas por los cambios.
Estos cambios pueden ser un problema cuando se quiere compartir una hoja de cálculo con usuarios que tengan versiones anteriores de la aplicación. Para esos casos, se deberán elegir funciones de la nueva categoría "Compatibilidad': que puede seleccionarse en el panel l/Insertar función" para ver todas las funciones de compatibilidad agrupadas, o bien pueden identificarse mediante un icono cuando "Autocompletar fórmula" vaya mostrando las formulas disponibles según se va escribiendo.
Además existe un comprobador de compatibilidad que se puede ejecutar para que nos alerte si se ha utilizado alguna de las nuevas funciones, y verifica que la hoja funciones correctamente con el formato de Excel 2007/ con Excel 97 a 2003, o con ambos. Si habitualmente tenemos que crear archivos que sean compatibles, tenemos la opción de dejar que se compruebe la compatibilidad automáticamente al guardar el documento, lo que nos ahorrará trabajo y posibles descuidos.
Por último, Excel 2010 se puede completar con la descarga gratuita de PowerPivot, una herramienta de de análisis de datos orientada a entornos de Business Inteligence. PowerPivot aprovecha que los usuarios están familiarizados con Excel para reducir la curva de aprendizaje y permitir la rápida implantación de una herramienta de BI.
Entre sus posibilidades permite el uso de millones de filas de datos y el trabajo en equipo mediante SharePoint, puesto que todos los datos que utiliza PowerPivot se guardan en libros de Excel que pueden compartirse con otros usuarios.